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Stundensatz kalkulieren, Angebote erstellen, Rechnungen schreiben und auf das Geld warten… das fällt vielen Freiberuflern schwer. Im Gegensatz zum Leben als Angestellter, wo jeder in der Firma seine festen Aufgaben hat – und vor allem das macht, was er am besten kann – musst Du auf allen Fronten aktiv sein. Hier sind handfeste Tipps, wie die Rechnungsstellung vom ewigen Fluch zum persönlichen Segen wird.
Wenn die Aufgaben vom Kerngeschäft ablenken
Du möchtest Dich selbstständig machen oder bist du bereits seit einigen Jahren erfolgreich? In der ersten Zeit musst Du Dir viele Gedanken zur Stundensatzkalkulation machen. Bevor Du die ersten Aufträge einholst, musst Du auch bestimmt aufwendig Angebote erstellen. Erst dann, kommst Du eigentlich dazu, was Dir richtig am Herzen liegt zu tun: Dein Kerngeschäft, das weshalb Du Dich an erster Stelle selbständig gemacht hast. Nach anfänglichen Unsicherheiten bei der korrekten Stundensatzkalkulation, ist es nun für Dich Routine geworden, konkurrenzfähige Angebote zu erstellen und anspruchsvolle Kundenprojekte in kürzester Zeit auf die Beine zu stellen. Doch ist Dein Projekt realisiert, geht es dann an die Rechnungsstellung. Denn erst wenn die Rechnung beim Kunden eingegangen und bezahlt ist, verdienst Du tatsächlich Geld. Aber was ist bei der Rechnungsstellung zu beachten?
Der Geldeingang ist die (ganze) Miete!
Freiberuflich zu arbeiten bringt Dir viele Freiheiten. Doch im Vergleich zum Angestelltenverhältnis gibt es den einen oder anderen Nachteil. Insbesondere, wenn es ans Monatsende geht. Angestellte erhalten ihr Gehalt pünktlich zum Monatsende. Damit können sie besser planen und Fixkosten wie Miete und Versicherung stets pünktlich bezahlen. In der Freiberuflichkeit hängt der Geldeingang davon ab, wie viele Aufträge hereinkommen, wie schnell Du sie abarbeiten kannst, ob die Rechnung pünktlich rausgeht und vor allem ob Dein Kunde das Zahlungsziel ausreizt.
Der Trick: Erstelle und versende Deine Rechnungen möglichst zügig, nachdem Dein Projekt oder ein wichtiger Abschnitt beendet ist. Ist die Rechnung erstellt, kannst Du diese sogar vorfinanzieren lassen: Mit Factoring – eine Form der Rechnungsvorfinanzierung – erhältst Du Dein Geld besonders schnell.
Korrekte Rechnungen stellen, leicht gemacht
Bis auf einige Spezialisten gehört die Rechnungsstellung bei den meisten Freiberufler nicht zum Fachbereich. Womit Du am meisten zu kämpfen hast, ist das buchhalterische Drumherum. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Steuerbögen ausfüllen – all das hast Du vermutlich nicht gelernt.
Der Trick: Im Netz kannst Du Dich vorab informieren über Steuerprogramme oder kostenlose Mustervorlagen zum Thema Rechnungsstellung. Im Anschluss kannst Du Dir professionelle Hilfe durch einen Steuerberater holen.
Rechnungen pünktlich stellen, heißt pünktlich bezahlt werden
Gerade für Leistungen oder Lieferungen an ein Unternehmen oder eine juristische Person gilt eine Frist von sechs Monaten, in der Du die Rechnung stellen solltest. Andernfalls stellt das eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Bußgeld geahndet werden kann. Das gilt zwar nicht für Rechnungen an Privatpersonen, dennoch sollten Rechnungen zeitnah gestellt werden, damit das Geld rechtzeitig auf Deinem Konto landet.
Der Trick: Entwickle Deine eigene Routine zur Rechnungsstellung! Wenn Du bereits mit einem Factoring-Anbieter wie aifinyo arbeitest und Deine Rechnungen vorfinanzieren lässt, sollte die Rechnung dorthin übermittelt werden. Ist eine Vorfinanzierung möglich, brauchst Du Dich sogar nicht weiter kümmern. Dein Geld erhältst Du wenige Tage später auf Dein Konto. Andernfalls solltest Du direkt Deine Rechnung an Deinen Kunden versenden. Dazu kannst Du ein Tool zur Rechnungsverwaltung nutzen, um auf Überfälligkeiten hingewiesen zu werden.
Über die aifinyo AG
Als technologieorientierter Finanzdienstleister hat die aifinyo AG erkannt, dass Finanzthemen Unternehmern den Fokus rauben. Dafür tritt die Firma als Experte für Unternehmensfinanzierung auf und informiert in allen Anliegen rund um das Thema Liquidität. Mit digitalen, innovativen und aufeinander abgestimmten Finanzierungslösungen verschafft aifinyo erfolgreichen Unternehmern mehr Zeit, um sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren.
