Wenn es um das Führen von Büchern geht, stehen viele Existenzgründer zunächst vor einem Rätsel. Aufgrund der vielen Vorschriften und Reglementierungen wirkt das Rechnungswesen zwar auf den ersten Blick eher verwirrend als hilfreich, doch wenn ihr euch erst mal ein bisschen eingearbeitet habt, werdet ihr merken, dass eine korrekte Buchhaltung große Vorteile mit sich bringt – abgesehen davon kommt ihr an dieser Aufgabe ohnehin nicht vorbei.
Was genau ist Buchhaltung?
Vereinfacht gesagt ist die Buchhaltung eine Art finanzielles Logbuch für euer Unternehmen. Alle Einnahmen und Ausgaben werden hier chronologisch vermerkt, so dass ihr immer genau darüber Bescheid wisst, wie ihr gerade da steht. Dabei wird zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung unterschieden. Welche Form auf euch zukommt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Kaufleute, die ins Handelsregister eingetragen sind, die Unternehmensformen oHG, KG, GmbH und AG sowie alle Freiberufler und Firmen, deren Gewinn innerhalb eines Geschäftsjahres über 60.000 € oder deren Umsatz im selben Zeitraum über 600.000 € liegt. Wenn diese Kriterien nicht auf euch zutreffen oder ihr in der Forst- oder Landwirtschaft tätig seid, reicht es aus, wenn ihr eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt.
Wie muss welche Form aussehen?
Bei der EÜR reicht es, wenn ihr die jeweiligen Einnahmen und Ausgaben transparent und nachvollziehbar vermerkt. Auf das Erstellen einer Jahresanfangs- und Endbilanz könnt ihr verzichten, genauso wie auf eine Inventur. Die Gewinne, die ihr hoffentlich erwirtschaftet, müsst ihr erst dann versteuern, wenn sie tatsächlich realisiert worden sind. Wenn ihr zur doppelten Buchführung verpflichtet seid, kommt es hauptsächlich auf die Bücher und die Konten an. Dabei gibt es drei verschiedene Bücher.
- Im Grundbuch müsst ihr alle Geschäftsvorgänge auflisten und mit einer laufenden Nummer versehen. Jeder Aufwand oder Ertrag muss dabei mit Datum, Betrag, Belegverweis sowie einer Erläuterung des Geschäftsvorfalls festgehalten werden.
- Diese Auflistung müsst ihr dann ins Hauptbuch übertragen und dabei nach sachlichen Kriterien ordnen.
- In den Nebenbüchern, z.B. dem Kassenbuch oder der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, haltet ihr diese unterschiedlichen Vorgänge nochmals im Einzelnen fest.
Die Konten werden in zwei unterschiedliche Kategorien aufgeteilt: Die Betragskonten und die Erfolgskonten. Diese haben je zwei verschiedene Seiten.
- Das Betragskonto besteht aus Aktiva, wo ihr euer Anlage- und Umlaufvermögen, aktive Rechnungsabgrenzungsposten, aktive latente Steuern und den nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrag dokumentiert. Und aus Passiva, in diese Spalte gehören Werte wie Eigenkapital, Verbindlichkeiten oder passive latente Steuern.
- Erfolgskonten werden in Ertrags- und Aufwandskonten unterteilt. Hier erfasst ihr alle Wertzuflüsse, die euer Eigenkapital erhöhen.
Soweit also die Grundlagen der verschieden Formen der Buchführung. Wenn ihr euch weiter in die Materie einlesen und nützliche Tipps zu diesem Thema wollt, lohnt sich ein Besuch der Website buchhaltung-einfach-sicher.de.
Warum eigentlich Buchhaltung?
Dass ihr alle finanziellen Vorgänge, die in eurem Unternehmen vor sich gehen, transparent festhalten müsst, hat mehrere Gründe.
Egal, ob einfache oder doppelte Buchführung: Beide Formen dienen der Gewinnermittlung und zeigen dem Finanzamt somit an, was ihr an Steuern zu zahlen habt. Deswegen ist auch die Transparenz so wichtig. Wenn ihr alles lückenlos nachweisen könnt, müsst ihr auch vor einer Steuerprüfung, die eventuell auf euch zukommen kann, keine Angst haben.
Auch bei der Zusammenarbeit mit Kunden, Banken oder Investoren ist es sehr wichtig, den genauen Wert eures Unternehmens beziehungsweise dessen Entwicklung immer klar zeigen zu können.
Und nicht zuletzt wisst ihr auch selbst immer genau, woran ihr gerade seid. Aus diesem Grund solltet ihr euch auch dann mit dem Thema beschäftigen, wenn ihr einen Buchhalter einstellt oder Buchführung an eine externe Firma auslagert. Nur wenn ihr euch selbst mit den Büchern auskennt und wisst, was wo steht, habt ihr einen genauen Überblick über eure Finanzen.
