02.02.2015 – “Wissen ist Macht” – so lautet eine bekannte Redewendung. Dieser Spruch trifft sowohl auf einzelne Personen zu, lässt sich aber auch auf Unternehmen bzw. Startups übertragen. Wissen, das in einem Startup entsteht, kann den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedeuten. Umso wichtiger ist es für Startups, von Anfang an auf die richtige Organisation und das Management von Wissen zu achten.
Wissensmanagement (oder auch “Knowledge Management”) beinhaltet insbesondere die Erfassung, Dokumentation und Organisation von wichtigen Informationen, Prozessen und Strategien in einem Unternehmen. Mit der Schaffung eines Wissensmanagementprozesses zur Erfassung von z.B. neuen internen Abläufen, lässt sich Wissen viel besser weitergeben und so wertvolles Kapital schaffen, was einen großen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten kann.
Wissen erfassen und dokumentieren
Zum erfolgreichen Wissensmanagement ist es zunächst wichtig, Wissen zu erfassen und zu dokumentieren, sodass es später wiederverwendet werden kann. Ohne die sorgfältige Erfassung von relevantem Wissen, kann dieses schnell verloren gehen, z.B. wenn Mitarbeiter aus gesundheitlichen Gründen ausfallen oder das Unternehmen verlassen.
Sieht man sich beispielsweise den Beschaffungsprozess innerhalb der Wertschöpfung eines Handelsunternehmens an, so sollten z.B. die Lieferanten sowie die dazugehörigen Ansprechpartner am besten schriftlich fixiert werden. Auf diese Weise kann man sichergehen, dass dieses Wissen nicht so schnell verloren geht. Es wäre auch sinnvoll, den gesamten Beschaffungsprozess zu dokumentieren, damit neue Kollegen schneller eingearbeitet werden können.
Wissen organisieren
Im Laufe der Zeit wird sich sehr wahrscheinlich so viel Wissen ansammeln, sodass es nicht mehr möglich sein wird, dieses ohne Weiteres zu überblicken. Deshalb muss das dokumentierte Wissen auch effektiv organisiert werden. Hierbei ist es sehr hilfreich, die erfassten Informationen zu kategorisieren und in eine Hierarchie zu bringen. Dies würde es für alle Nutzer einfacher machen, die benötigten Informationen zu finden und damit zu arbeiten.
An dieser Stelle könnten Software-Lösungen, wie z.B. Haufe Suite, Abhilfe schaffen. Mit Software lässt sich wissen besonders gut dokumentieren und organisieren.
Wissen ablegen
Auch der Wissensablage ist eine hohe Bedeutung beizumessen. In der heutigen, stark digitalisierten Welt, werden im Tagesgeschäft eine Unmenge an E-Mails, Bildern, Präsentationen, Rechnungen und anderen digitalen Dokumenten verschickt. Diese sind ebenfalls Teil des “Wissens” und sollten deshalb immer sicher aufbewahrt werden. Auch hier kann Wissensmanagement-Software sehr hilfreich sein, da dort häufig auch ein Dokumentenablagesystem integriert ist.
Wissen weitergeben
All die vorher genannten Schritte sind nutzlos, wenn das dokumentierte, organisierte und abgelegte Wissen, nicht die entsprechenden Mitarbeiter erreicht. Die effektive Kommunikation von Wissen sollte deshalb nicht unterschätzt werden. Natürlich interessieren einen Vertriebsmitarbeiter nicht unbedingt die Prozesse der Personalabteilung. Deshalb wäre es möglich, spezielle E-Mail-Verteiler für die unterschiedlichen Abteilungen einzurichten, um so die betroffenen Mitarbeiter z.B. über Änderungen bei bestimmten Prozessen zu informieren. So kommen Informationen auch dort an, wo sie von Interesse sind.
Newsletter sind eine bequemes Medium, um neu dokumentiertes Wissen weiterzugeben. Eine weitergehende Lösung zur Kommunikation von Informationen könnte ein unternehmensinternes Intranet darstellen.
