6 hilfreiche Tipps für eine gelungene Steuererklärung

Jedes (Sozial-) Unternehmen ist verpflichtet, zu jedem Geschäftsjahr eine Steuererklärung abzugeben. Welcher Art diese Steuererklärung ist, das hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab: Während Einzelunternehmen eher überschaubare Formen der Steuererklärung abgeben müssen, ist der Aufwand für Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs etwas komplexer. Die Experten der GAAP GmbH (www.gaap-gmbh.de) haben im Folgenden die wichtigsten Faktoren für angehende Existenzgründer zusammengestellt.

Im Rahmen der jährlichen Steuererklärung lassen sich sämtliche Ausgaben anrechnen, die im Laufe des Jahres für die Arbeit des Unternehmens gemacht wurden. Das umfasst neben Personalkosten auch die Anschaffung von Technik und Material, Reisekosten, Fahrtkosten, Versicherungskosten, die Inanspruchnahme von Dienstleistungen wie Unternehmensberatung oder Weiterbildung, Werbungskosten sowie Aufwendungen für die Büroeinrichtung und Catering-Ausgaben.

Die wichtigsten Faktoren bei der Steuererklärung

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Tipps für Sie zusammengestellt, um den allgemeinen Aufwand für die jährliche Steuererklärung so gering wie möglich zu halten:

1. 1. Statt eines einmaligen Mammutprojekts zum Jahresende hin sollten Sie kontinuierlich für die notwendige Datensammlung für die Steuererklärung sorgen. So sollten sowohl die absetzungsfähigen Ausgaben wie auch Lohnsteuer-Beträge und Gewinnsummen so erfasst werden, dass sie für die Steuererklärung kurzfristig und schnell abrufbar sind.
   2. Steuererklärungen müssen bis zum 31.12. eines Jahres jeweils für das Vorjahr eingereicht werden. Spätestens im Oktober sollten Sie deshalb alle relevanten Daten zusammenstellen und bearbeiten.
   3. Bei guter Gewinnlage: Vereinbaren Sie mit dem Finanzamt eine vierteljährliche Einkommens- oder Gewerbesteuer-Vorauszahlung. Auf diese Weise legen Sie sich gewissermaßen ein Guthaben an, aus dem dann die Steuer gezahlt wird. So lässt sich vermeiden, dass zum Jahresanfang plötzlich empfindlich hohe Summen aus dem Firmenetat gezahlt werden müssen.
   4. Geben Sie die Steuererklärung in die Hände eines Fachmannes – entweder eines Steuerberaters im eigenen Hause oder eines Dienstleisters.
   5. Um die zu versteuernde Summe zu senken, legen Sie geplante Investitionen auf das Jahresende: So schaffen Sie sich noch im laufenden Jahr absetzbare Ausgaben, wenn die Gewinn-Situation es erlaubt – und müssen weniger Steuern zahlen.
   6. Vermeiden Sie häufige Fehler, wie nicht sorgsam geführte Fahrtenbücher oder nicht-zuordenbare Ausgaben. Jede Ausgabe muss einem genauen Zweck zugeordnet werden.

Die optimale Buchführung

Ein wichtiger Faktor bei der Erstellung der jährlichen Steuererklärung ist die Form der Buchführung, die ein Unternehmen wählt. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: zum einen die Einnahmen-Ausgaben-Berechnung und zum anderen die doppelte Buchführung. Die Einnahmen-Ausgaben-Berechnung eignet sich vor allem für Freiberufler sowie kleine Unternehmen. Dabei werden einfach die Belege für die Unternehmensausgaben gesammelt, was im Rahmen der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung ohnehin schon passiert. Hinzu kommen noch Abschreibungen, Reisekosten sowie Versicherungs- und Fahrtkosten. Diesen Ausgaben gegenüber gestellt werden die Einnahmen über den gleichen Zeitraum – und daraus berechnet sich das so genannte Jahresergebnis und die Steuerschuld.

Für viele Gewerbetreibende und große Unternehmen hingegen ist die so genannte doppelte Buchführung verpflichtend. Aus dieser wird der Jahresabschluss berechnet. Dieser umfasst die Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung. Im Grunde geht es bei dieser Art der Buchführung darum, jeden finanziellen Geschäftsvorfall – ob Investition oder Einnahme – zweimal zu verbuchen: einmal in zeitlichem und einmal in sachlichem Zusammenhang.

Der Unterschied zeigt sich zum Beispiel bei der Rechnungslegung: Bei der Einnahmen-Ausgaben-Berechnung wird eine Rechnung erst dann verbucht, wenn sie tatsächlich bezahlt wurde – und nicht, wenn sie gestellt wurde. Bei der doppelten Buchführung hingegen wird sie in dem Moment erfasst, wo sie gestellt wurde – und für den Fall, dass sie bis Jahresende nicht bezahlt wurde, als Übertrag ins nächste Geschäftsjahr mitgenommen.

Von der Rechtsform bis zur Buchführung: Wie komplex und aufwendig die Steuererklärung für ein Unternehmen wird, hängt von vielen Faktoren ab. Wer sich hier mit fachkundiger Unterstützung die idealen Rahmenbedingungen für sein individuelles Geschäftsmodell schafft, kann langfristig davon profitieren.